Certyfikaty jakości do wpisu do Bazy Usług Rozwojowych – porównanie

Jaki certyfikat jakości wybrać do wpisu do BUR*?

Wpis do Bazy Usług Rozwojowych wymaga posiadania certyfikatu jakości (lub spełnienia warunków wpisu z mocy prawa). W praktyce jednak bardzo często dokonywany jest na podstawie ceny początkowej albo rekomendacji „z grupy” bez analizy opcji.

W tym artykule zebrano najpopularniejsze certyfikaty jakości wykorzystywane przy wejściu do BUR i opisano je z perspektywy praktycznej: zakres usług, wymagania formalne, koszty oraz sytuacje, w których dany certyfikat jest sensownym wyborem i takie, w których może okazać się ograniczeniem.

W analizie uwzględniono następujące standardy jakości:

1. SUS 3.0 (Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych)
2. ISO 9001:2015 (oraz ISO 21001:2018)
3. ICVC SURE (Standard Usług Rozwojowych w Edukacji)
4. VCC Akademia Edukacyjna
5. MSUES (Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych)
6. TGLS Quality Alliance

Certyfikat jakości a wymagania BUR – ważne rozróżnienie

Należy podkreślić jedną kluczową rzecz: posiadanie certyfikatu jakości nie jest równoznaczne ze spełnianiem wymogów stawianych dostawcom usług przez PARP, czyli Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, instytucję odpowiedzialną za funkcjonowanie i nadzór nad systemem BUR.

Firmy, które dopiero wchodzą do BUR, często błędnie zakładają, że uzyskanie certyfikatu jakości automatycznie oznacza gotowość do realizacji usług w systemie. Tymczasem certyfikat jakości jest jedynie warunkiem formalnym wpisu do BUR, a nie potwierdzeniem spełnienia wszystkich obowiązków wynikających z funkcjonowania w Bazie. Oczywiście dotyczy to sytuacji, w których podmiot uzyskuje wpis do BUR na podstawie certyfikatu jakości, a nie z mocy prawa.

PARP wymaga posiadania certyfikatu jakości, jednak wymagania certyfikacyjne i wymagania BUR to dwa odrębne porządki. To rozróżnienie jest kluczowe, ponieważ od dnia uzyskania certyfikatu firma bierze na siebie stałe zobowiązania organizacyjne wobec jednostki certyfikującej (np. audyty nadzoru, utrzymywanie systemu), niezależnie od tego, czy w danym miesiącu realizuje usługę z dofinansowaniem, czy działa komercyjnie.

Czym jest standard jakości w praktyce

Standard jakości to nie dyplom. To sposób zorganizowania firmy tak, aby usługi były projektowane, realizowane i oceniane w powtarzalny, kontrolowany sposób z jasno określonymi zasadami i odpowiedzialnościami.

W praktyce oznacza to m.in.:

• projektowanie usługi (cele, efekty uczenia się, program, sposób dokumentowania),
• realizacja i nadzór (organizacja, zasady prowadzenia, monitoring),
• ocena i doskonalenie (ewaluacja, wnioski, działania korygujące).

Certyfikat jakości opisuje jak firma powinna działać, ale sam w sobie nie gwarantuje jakości. Jakość powstaje dopiero wtedy, gdy standard jest wdrożony w sposób użyteczny, a nie odtworzony wyłącznie formalnie.

BUR wymaga posiadania certyfikatu jakości, jednak certyfikat jakości funkcjonuje niezależnie od BUR. Jest to osobne zobowiązanie organizacyjne, które pojawia się w firmie wraz z jego uzyskaniem i obowiązuje niezależnie od tego, czy dana usługa jest aktualnie realizowana z dofinansowaniem.

Certyfikacja a wdrożenie standardów jakości

W rozmowach o kosztach często mieszają się dwa pojęcia, które w praktyce są zupełnie różnymi kosztami: certyfikację oraz wdrożenie standardu jakości.

1) Certyfikacja – czyli audyt i wydanie certyfikatu przez jednostkę certyfikującą (oraz ewentualne audyty nadzoru w kolejnych latach).
2) Wdrożenie – czyli przygotowanie firmy do tego, aby w ogóle mogła przejść audyt i później utrzymać standard w codziennej pracy.

I teraz najważniejsze: wdrożenie to w dużej mierze praca na dokumentach (obszerna praca).
W większości standardów mówimy o dziesiątkach dokumentów i załączników, które muszą do siebie pasować: procedury, opisy procesów, role i odpowiedzialności, nadzór nad dokumentacją, wzory używane w trakcie realizacji usług, dokumenty ewaluacyjne, rejestry, zasady postępowania w sytuacjach niezgodności itd.

Dlatego koszt wdrożenia bywa porównywalny albo wyższy niż sama certyfikacja — nie dlatego, że „ktoś wypełnia papiery”, tylko dlatego, że:

• dokumentacja musi być spójna i kompletna,
• musi pasować do Twojego modelu działania (a nie do „wzorcowej firmy”),
• musi być na tyle praktyczna, żeby dało się na niej pracować, a nie tylko ją przechowywać.

Dobrze poprowadzone wdrożenie daje firmie realną korzyść: zamiast certyfikatu powstaje system procedur jakości, który ułatwia porządkowanie usług, organizację pracy i późniejsze utrzymanie wymogów (także tych stawianych przez BUR).

Usługi rozwojowe w BUR – co obejmuje system

Baza Usług Rozwojowych to nie tylko dofinansowanie szkoleń. System obejmuje szerszy katalog form wsparcia rozwoju kompetencji i kwalifikacji, m.in. szkolenia, doradztwo, coaching/mentoring czy studia podyplomowe. Określane wspólnie jako usługi rozwojowe.

W kontekście wyboru certyfikatu jakości kluczowe jest zrozumienie, że nie wszystkie certyfikaty uprawniają do świadczenia pełnego zakresu usług rozwojowych w BUR.

• część standardów obejmuje wyłącznie usługi szkoleniowe,
• część obejmuje szkolenia i usługi doradcze (w tym coaching/mentoring).

Jeżeli planujesz realizować w BUR doradztwo, coaching, mentoring, musisz mieć standard jakości, który dopuszcza taki zakres. Certyfikat „szkoleniowy” nie otworzy Ci formalnie drogi do usług doradczych w BUR, nawet jeśli masz kompetencje i doświadczenie.

Kto tworzy standardy jakości i kto je certyfikuje?

Model certyfikacji, czyli wydawania certyfikatu różni się od standardu jakości. W przypadku części standardów proces certyfikacji prowadzony jest przez jedną, wskazaną instytucję certyfikującą. Taki model stabilizuje zasady i interpretację standardu. W praktyce dotyczy to m.in. SUS 3.0, TGLS Quality Alliance, ICVC oraz VCC.    
ISO stanowi wyjątek w tym zestawieniu, działa tu rynek wielu jednostek certyfikujących, co powoduje znaczące różnice w cenach, zakresie audytu oraz podejściu do wdrożenia. Z tego powodu w przypadku ISO realne porównanie ofert będzie rozsądne.     
MSUES z kolei jako standard jakości nie generuje opłaty certyfikacyjnej, ale jego uzyskanie wymaga przejścia audytu w jednej z uprawnionych instytucji audytujących i to ten audyt jest faktycznym kosztem wejścia.

Certyfikat jakości to nie jednorazowy koszt

W praktyce certyfikat jakości nie jest wydawany „raz na zawsze”. Większość standardów jakości uznawanych w BUR wiąże się z obowiązkiem regularnych audytów nadzorczych, realizowanych zazwyczaj co roku przez jednostkę certyfikującą.

Oznacza to, że koszt certyfikatu nie kończy się na opłacie za jego wydanie. Po uzyskaniu certyfikatu firma zobowiązuje się do jego utrzymywania, co w praktyce obejmuje:

• coroczne audyty nadzoru,
• opłaty licencyjne lub audytowe (w zależności od standardu),
• utrzymanie dokumentacji i procedur zgodnie z wymaganiami standardu.

Na etapie podejmowania decyzji firmy bardzo często pytają wyłącznie o cenę wydania certyfikatu, pomijając koszty utrzymania w kolejnych latach. Tymczasem to właśnie koszt w całym okresie ważności certyfikatu ma realne znaczenie dla opłacalności danego standardu jakości i powinien być brany pod uwagę już na etapie wyboru certyfikatu.

Warto przy tym pamiętać, że wybór certyfikatu jakości nie jest decyzją ostateczną, standard jakości można w przyszłości zmienić lub rozszerzyć wraz ze zmianą modelu działania firmy.

Mając na uwadze powyższe różnice w modelach certyfikacji, poniżej omówiono każdy ze standardów jakości oddzielnie, koncentrując się na tym, co w praktyce oznacza ich wybór dla usługodawcy działającego w BUR.

SUS 3.0 – Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych

SUS 3.0 (Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych) to jedyny standard jakości, który został zaprojektowany wprost w oparciu o wymogi stawiane dostawcom usług w BUR.
Aktualna wersja standardu jest rozwinięciem wcześniejszego SUS 2.0. Pierwotna wersja standardu została zaktualizowana w momencie, gdy w 2024 roku w systemie BUR pojawiły się nowe obowiązki dotyczące walidacji efektów uczenia się oraz dostępności usług. W efekcie powstała aktualna wersja SUS 3.0, uwzględniająca te wymagania bezpośrednio w strukturze standardu.

Twórca standardu: Polska Izba Firm Szkoleniowych (PIFS)

Instytucja certyfikująca (jedyna): DEKRA Certification Sp. z o.o.

Zakres

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: TAK

Wymagania formalne
SUS 3.0 nie jest certyfikatem przeznaczonym dla podmiotów, które dopiero zaczynają działalność szkoleniową lub doradczą. Na etapie certyfikacji wymagane jest wykazanie doświadczenia:

• minimum 3 zrealizowane usługi szkoleniowo-rozwojowe w ciągu ostatnich 3 lat
• w tym pełnej dokumentacji zgodnej z wymaganiami SUS 3.0 dla co najmniej 2 usług

Koszty:
Koszt certyfikacji oraz obowiązkowych corocznych audytów nadzorczych powoduje, że SUS 3.0 należy do droższych rozwiązań dostępnych dla potencjalnych usługodawców w BUR. W porównaniu z certyfikatami wybieranymi wyłącznie w celu spełnienia formalnego warunku wpisu, jest to rozwiązanie wymagające większego zaangażowania finansowego w czasie. Wysokość opłat certyfikacyjnych może być obniżona w przypadku przystąpienia do Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.

• Certyfikacja: 5892 zł brutto (lub ok. 4662 brutto jeśli firma jest członkiem PIFS)
• Audyty nadzorcze: 738 zł brutto

Dlaczego SUS 3.0 jest rozwiązaniem szczególnym?

SUS 3.0 jest jedynym standardem jakości, którego wymagania w największym stopniu pokrywają się z zasadami funkcjonowania BUR oraz oczekiwaniami Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wobec dostawców usług. Jako jedyny uwzględnia zasady dostępności, walidację efektów uczenia się, porządkuje pełną ścieżkę realizacji usługi – od projektowania, przez realizację, po ewaluację.

W praktyce oznacza to, że wdrażając SUS 3.0, firma jest najlepiej przygotowana do ewentualnego audytu PARP.

Plusy

• obejmuje szkolenia i doradztwo
• porządkuje procesy, które i tak są wymagane w BUR
• certyfikacja prowadzona przez rozpoznawalną jednostkę certyfikującą (DEKRA)

Minusy / ograniczenia

• wysoki próg wejścia dla nowych firm (wymóg wykazania usług i dokumentacji)
• nie jest rozwiązaniem na szybki wpis do BUR
• koszt w czasie jest istotny – to nie jest najtańsza droga do BUR

Dla kogo
Dla firm, które posiadają już doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych i/lub doradczych i chcą pracować w BUR świadomie. Którym zależy na realnym wdrożeniu procedur, a nie wyłącznie na spełnieniu warunku formalnego.

Jeżeli firma chce mieć pewność, że wraz z certyfikacją jakości wdraża do organizacji procedury wymagane przez PARP i będzie przygotowana na ewentualny audyt, SUS 3.0 jest najbardziej spójnym wyborem.

ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 to międzynarodowa norma systemu zarządzania jakością, stosowana w wielu branżach, w tym również w usługach szkoleniowych i doradczych. Jest to standard uniwersalny, którego wymagania są takie same zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i dla małych firm usługowych.

Na liście certyfikatów jakości uznawanych przez PARP znajduje się również ISO 21001:2018 – norma dedykowana organizacjom edukacyjnym. W praktyce jednak ISO 9001 pozostaje rozwiązaniem wybieranym znacznie częściej, głównie ze względu na większą rozpoznawalność oraz szersze zastosowanie biznesowe, wykraczające poza sam sektor edukacji.

W praktyce ISO 21001 jest rzadziej wybierane przez podmioty chcące działać w BUR, zwłaszcza te, które łączą działalność edukacyjną z innymi usługami lub planują rozwój poza rynkiem dofinansowań.

ISO 9001:2015 jest najbardziej rozpoznawalnym znakiem jakości na rynku. W dokumentacjach konkursowych i przetargowych pojawia się wprost wymóg zgodności z normą, co czyni go rozwiązaniem szczególnie istotnym dla firm planujących udział w postępowaniach publicznych.

Zakres

Zakres certyfikacji ISO 9001 zależy od liczby procesów, które firma zdecyduje się objąć systemem zarządzania jakością.

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: TAK

Wymagania formalne

ISO 9001 nie wprowadza wymagań specyficznych dla BUR (takich jak minimalna liczba zrealizowanych usług, jak w przypadku SUS). Obowiązują natomiast wymagania samej normy ISO w szczególności: podejście procesowe, jasno określone odpowiedzialności, nadzór nad dokumentacją, działania korygujące i doskonalące, audyty wewnętrzne, przeglądy zarządzania. 

Certyfikacja z PCA i bez PCA – rozróżnienie

ISO 9001 może być certyfikowane z akredytacją PCA (Polskie Centrum Akredytacji) oraz bez akredytacji PCA. Wersja z akredytacją PCA jest uznawana w przetargach publicznych i często wprost wymagana w dokumentacji konkursowej. Wersja bez PCA takiej gwarancji nie daje, choć pozostaje w pełni wystarczająca na potrzeby BUR.

Obie formy certyfikacji są uznawane przez PARP i dają identyczne uprawnienia w kontekście wpisu do Bazy Usług Rozwojowych. Dla małych organizacji wersja bez PCA bywa prostsza i tańsza w utrzymaniu, głównie ze względu na niższe koszty audytów nadzorczych i mniejszą formalizację procedur.

Koszty

Ceny nie są ustandaryzowane i mogą znacząco różnić się w zależności od jednostki certyfikującej, wielkości organizacji, liczby procesów objętych systemem oraz liczby pracowników. Dodatkowo koszt certyfikacji różni się w zależności od tego, czy certyfikat jest wydawany z akredytacją PCA, czy bez akredytacji PCA.

Certyfikacja w wersji z akredytacją PCA:

• Certyfikacja: ok. 2800-3500 zł brutto
• Audyty nadzorcze: ok. 2200-3700 zł brutto

Certyfikacja w wersji bez PCA:

• Certyfikacja: ok. 2000 zł brutto
• Audyty nadzorcze: ok. 600 zł brutto

W praktyce rekomendowane jest zebranie kilku wycen przed podjęciem decyzji.

Plusy

• uniwersalny standard, rozpoznawalny poza BUR
• obejmuje szkolenia i doradztwo
• w wersji z akredytacją PCA uznawany w przetargach publicznych
• elastyczny – możliwy do wdrożenia w niemal każdej branży

Minusy / ograniczenia

• koszt utrzymania (audytów nadzorczych) może być wysoki

• bywa „cięższy” organizacyjnie niż certyfikaty typowo szkoleniowe
• dokumentacja może być nadmiernie rozbudowana dla małych organizacji
• łatwo wdrożyć ISO wyłącznie „na papierze”, bez realnego stosowania standardów

Dla kogo

Dla firm, które traktują BUR jako część szerszego modelu biznesowego, planują współpracę z klientami komercyjnymi lub udział w przetargach publicznych i potrzebują rozpoznawalnego, uniwersalnego znaku jakości, a nie wyłącznie certyfikatu pod BUR.

ICVC SURE – Standard Usług Rozwojowych w Edukacji

Norma ICVC – SURE (Standard Usług Rozwojowych w Edukacji) funkcjonuje od marca 2022 roku. Jest to certyfikat jakości często spotykany w praktyce przy wejściu do BUR, wybierany głównie ze względu na relatywnie szybką i nieskomplikowaną ścieżkę uzyskania certyfikacji.

Zakres standardu obejmuje rozwiązania zbliżone do systemów ISO, m.in. obszarach takich jak: cele jakościowe, audyty wewnętrzne, ocena dostawców, działania korygujące.

Standard zawiera rozbudowaną część BHP oraz procedury dedykowane pracownikom. W praktyce, w mikro- i jednoosobowych działalnościach część tej dokumentacji ma charakter wzorcowy i nie zawsze jest stosowana operacyjnie. Dotyczy to m.in. takich elementów jak plan zebrań pracowniczych, grupy kontroli jakości czy okresowe narady kierownictwa – rozwiązań, które w małych organizacjach często nie funkcjonują w praktyce.

Na plus należy natomiast zaliczyć duży nacisk położony na procedury związane z ochroną danych osobowych (RODO).

ICVC w praktyce wdrożeniowej

ICVC bywa określane jako standard łatwy i niedrogi we wdrożeniu. W praktyce ta łatwość wynika często z faktu, że wdrożenie ogranicza się do przygotowania dokumentacji, bez pogłębionego zrozumienia, czym jest standard jakości i jakie obowiązki organizacyjne pojawiają się w firmie po jego wdrożeniu.

Z doświadczenia wynika, że znaczna część firm posiadających ICVC ma trudność z opisaniem, w jaki sposób wdrożone procedury są faktycznie stosowane. Szczególnie widoczne jest to w momencie zatrudnienia pracowników – dokumentacja w części pracowniczej nie zawsze jest aktualizowana.

Nie zmienia to jednak faktu, że w kontekście formalnym ICVC daje pełne uprawnienia do świadczenia usług w BUR na poziomie SUS i ISO.

Cena certyfikacji ICVC jest niższa niż w przypadku SUS 3.0 czy ISO 9001 przy tym samym zakresie uprawnień. Określanie ICVC jako taniego rozwiązania wynika jednak często z utożsamiania kosztu certyfikacji z całkowitym kosztem wdrożenia standardu jakości oraz pomijania kosztów corocznych audytów nadzorczych.

Zakres

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: TAK

Koszty

• Certyfikacja: 3075 zł brutto
• Audyty nadzorcze: 1845 zł brutto

Plusy

• jako jedyny z certyfikatów uznawanych przez PARP posiada maksymalny okres ważności – 5 lat
• podobnie jak ISO 9001 i SUS 3.0 obejmuje szkolenia i doradztwo
• w ujęciu pięcioletnim jest tańszy niż SUS 3.0 i ISO
• często wybierany jako szybki start do BUR

Minusy / ograniczenia

• koszty utrzymania są istotne i często pomijane na etapie decyzji (uwaga skupiona wyłącznie na cenie wdrożenia)
• jakość procesu wdrożenia bywa różna – zależy od podejścia do procesu wdrożenia
• mniejszy prestiż i słabsza rozpoznawalność rynkowa w porównaniu do ISO lub SUS
• projekt certyfikatu bywa oceniany jako mniej dopracowany wizualnie

ICVC jest często wybierane przez firmy, które chcą wejść do BUR możliwie szybko. Warto jednak podkreślić, że szybki wpis do BUR nie zwalnia z obowiązku realnego wdrożenia standardów jakości. Różnica pomiędzy podejściem „chcę tylko wpis do BUR” a „chcę mieć faktycznie wdrożony standard jakości” ma w praktyce kluczowe znaczenie.

Dla kogo

Dla firm, które chcą szybko wejść do BUR. Chcą wpis do BUR z możliwością świadczenia także doradztwa. Dla podmiotów, które zwracają uwagę na koszty.

VCC Akademia Edukacyjna

VCC (Akademia Edukacyjna VCC) to standard edukacyjny opracowany jeszcze przed uruchomieniem Bazy Usług Rozwojowych przez fundację z siedzibą w Lublinie. Wdrożenie standardu jest jednoznaczne z uzyskaniem statusu Akademii Edukacyjnej VCC, a organizacja prowadzi proces kształcenia zgodnie z systemem VCC. Do niewątpliwych zalet tego rozwiązania należy prostota struktury standardu oraz łatwość wdrożenia.

Zakres

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: NIE

Wymagania formalne

Konieczność akredytacji co najmniej trenera na etapie wdrożenia standardu oraz wniesienia jednorazowej opłaty związanej z akredytacją trenera.

VCC w praktyce BUR – istotne ograniczenie

Największym ograniczeniem certyfikatu VCC jest jego krótki okres ważności. Jest to najkrócej obowiązujący certyfikat jakości spośród rozwiązań uznawanych przez PARP – certyfikat wydawany jest na 1 rok i wymaga corocznego odnawiania.

W praktyce ma to bardzo konkretne konsekwencje w systemie BUR, z którymi firmy często zetkną się dopiero w trakcie aktywnej działalności w Bazie.

W okresie, gdy certyfikat traci ważność lub nowy certyfikat jest w trakcie weryfikacji w BUR, system blokuje:

• możliwość dodawania nowych kart usług, których termin realizacji wykracza poza okres ważności aktualnego certyfikatu,
• możliwość edytowania istniejących kart usług, jeżeli termin usługi wykracza poza aktualną datę ważności certyfikatu.

Przykłady z praktyki:

• Certyfikat jest ważny do maja.
  W marcu pojawia się klient zainteresowany usługą w czerwcu – nie ma możliwości dodania takiej usługi do BUR.
• Firma jest w trakcie weryfikacji nowego certyfikatu i próbuje edytować kartę usługi realizowanej po dacie ważności starego certyfikatu – system nie zapisze zmian i wyświetli komunikat o braku możliwości edycji karty usługi.

Decydując się na certyfikat VCC, należy z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować proces jego odnowienia, aby uniknąć czasowego zablokowania publikacji i edycji usług w BUR.

Koszty

• Certyfikacja: 1400 zł
• Opłata licencyjna roczna: 1400 zł
• Akredytacja trenera (jednorazowo): 738 zł brutto

Plusy

• prosty standard, łatwy do wdrożenia i utrzymania
• relatywnie koszty wejścia i opłaty stałe
• sensowny wybór dla firm realizujących wyłącznie szkolenia

Minusy / ograniczenia

• brak możliwości świadczenia usług doradczych w BUR
• roczny okres ważności certyfikatu, wymagający bardzo dobrej organizacji i kontroli terminów odnowienia

Dla kogo

Dla firm szkoleniowych, które nie planują realizować doradztwa w BUR i działają wyłącznie w modelu szkoleniowym. Dla organizacji świadomych ograniczeń wynikających z rocznego okresu ważności certyfikatu, dobrze zorganizowanych operacyjnie i zdyscyplinowanych w zakresie terminowego odnawiania certyfikacji.

MSUES – Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych

MSUES (Małopolskie Standardy Usług Edukacyjno-Szkoleniowych) to standard jakości kojarzony przede wszystkim z województwem małopolskim, jednak warto poznać go bliżej, dlatego że jest on otwarty także dla usługodawców z innych województw. Początkowo certyfikacja była ograniczona do podmiotów posiadających siedzibę lub oddział na terenie Małopolski. W kolejnych latach warunki te zostały istotnie złagodzone – obecnie wystarczająca jest realizacja usług na terenie województwa małopolskiego lub deklaracja gotowości świadczenia usług w Małopolsce.

Twórca standardu: Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie

Audyt realizowany jest przez jedną z pięciu wskazanych instytucji (ceny mogą się nieznacznie różnić):

1. ADMINIS sp. z o. o.
2. Centre of Excellence Sp. z o.o.
3. Nova Praxis sp. z o. o.
4. Omega Audyt Centrum Doradztwa i Audytu Anita Rogóz
5. Towarzystwo Naukowe Współczesnego Zarządzania

Zakres

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: NIE

Wymagania formalne

• realizacja usług lub deklaracja gotowości do świadczenia usług szkoleniowych na terenie województwa małopolskiego.

Koszty

• Certyfikacja: 0 złotych

(faktyczny koszt dotyczy audytu realizowanego przez wybraną firmę audytującą – ok. 3000 zł)

• Audyty nadzorcze: brak opłaty

Plusy

• brak kosztu audytów nadzorczych
• niski koszt w ujęciu 5-letnim
• sensowne rozwiązanie, jeśli model biznesowy firmy mieści się w narzuconych ograniczeniach

Minusy / ograniczenia

• brak możliwości świadczenia usług doradczych
• limit czasu trwania szkolenia: 8 godzin szkoleniowych dziennie
• warunek działań (obecnych lub przyszłych) w Małopolsce
• termin wydania certyfikatu może być dłuższy (certyfikat wydawany przez instytucję publiczną

Dla kogo

Dla firm, które działają lub planują realizować usługi szkoleniowe na terenie województwa małopolskiego. Jeżeli w ofercie firmy szkolenia trwają np. 10 godzin dziennie, MSUES nie będzie właściwym wyborem ze względu na narzucony limit czasowy.

Znak Jakości TGLS Quality Alliance

TGLS Quality Alliance to znak jakości dla podmiotów szkoleniowych. Choć bywa kojarzony głównie ze szkołami językowymi, standard nie jest ograniczony wyłącznie do tej branży. W praktyce jest to certyfikat możliwy do wdrożenia wyłącznie w firmach posiadających realne doświadczenie lub zaplecze kadrowe.

Zakres

• Usługi szkoleniowe: TAK
• Usługi doradcze: NIE

Wymagania formalne

Firma ubiegająca się o Znak Jakości TGLS musi wykazać doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych lub doradczych, przy czym wymagania mogą być spełnione na kilka sposobów.

Dla firm działających powyżej 2 lat:

• minimum 2 lata działalności
• w ciągu ostatnich 2 lat zrealizowanych łącznie 500 godzin doświadczenia w prowadzeniu szkoleń lub doradztwa, w tym min. 100 godzin usług doradczych

Dla firm działających krócej niż 2 lata:

Możliwe jest spełnienie wymagań poprzez doświadczenie osób zaangażowanych w działalność firmy: 

Właściciel firmy:

• udokumentowane 5-letnie doświadczenie trenerskie / nauczycielskie
• w okresie ostatnich 5 lat zrealizowanych łącznie 500 godzin doświadczenia w szkoleniach lub doradztwie, w tym min. 100 godzin usług doradczych

Zatrudnienie kadry na umowę o pracę:

• kierownik merytoryczny / metodyk: udokumentowane 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (ostatnie 5 lat)
• doradca / coach / mentor: udokumentowane 5-letnie doświadczenie w doradztwie, coachingu lub mentoringu (ostatnie 5 lat)

Doświadczenie kierownika merytorycznego i doradcy może być sumowane, pod warunkiem że:

• łącznie posiadają 500 godzin doświadczenia
• w tym 100 godzin usług doradczych
• są zatrudnieni przez cały okres obowiązywania znaku jakości na co najmniej 1/2 etatu łącznie
• jedna osoba może pełnić obie funkcje, jeśli spełnia oba zestawy wymagań

Z uwagi na te wymagania standard jest dostępny wyłącznie dla firm, które mogą wykazać co najmniej dwuletnie doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych lub doradczych albo zatrudniają wyspecjalizowaną kadrę spełniającą wymagania standardu. 

Koszty

• Certyfikacja: 1950 zł
• Opłata roczna: 290 zł

Plusy

• najniższy koszt 5-letni w całym zestawieniu
• dobra opcja dla firm szkoleniowych posiadających zaplecze kadrowe i/lub doświadczenie

Minusy / ograniczenia

• brak możliwości świadczenia usług doradczych w BUR
• wymóg zatrudnienia kadry na etacie dla firm z krótkim stażem

Dla kogo

Dla firm szkoleniowych, które działają na rynku od co najmniej 2 lat lub planują oprzeć działalność na kadrze zatrudnionej na etacie. Jest to rozwiązanie dla podmiotów poszukujących najlżejszej kosztowo opcji spełnienia wymogu posiadania certyfikatu jakości.

Zestawienie certyfikatów jakości w BUR – wersja PDF

Jak podjąć decyzję który certyfikat wybrać wpisując się do BUR?

Certyfikat jakości jest warunkiem formalnym wpisu do BUR, ale sam w sobie nie oznacza ani gotowości organizacyjnej, ani realnego wdrożenia standardów jakości. Wybór certyfikatu warto oprzeć na czterech kluczowych pytaniach:

1. Czy planujesz realizować wyłącznie szkolenia, czy również usługi doradcze?
2. Czy możesz wykazać doświadczenie w realizacji usług (i posiadasz dokumentację)?
3. Czy akceptujesz ograniczenia organizacyjne wynikające z danego standardu (region, limit godzin)?
4. Czy liczysz koszty w czasie, a nie tylko cenę wydania certyfikatu?

Podsumowanie

Wpis do Bazy Usług Rozwojowych jest często postrzegany jako jednorazowy proces formalny, którego kluczowym elementem staje się wybór certyfikatu jakości. Takie podejście porządkuje proces wejścia do systemu, ale jednocześnie nie oddaje pełnego zakresu zobowiązań, jakie pojawiają się po uzyskaniu wpisu. Certyfikat jest jednym z elementów szerszego systemu, w którym firma szkoleniowa zaczyna funkcjonować po wejściu do BUR.

Z tego powodu kluczowe znaczenie ma właściwe rozumienie, czym w praktyce jest standard jakości. Nie jest on dokumentem ani zestawem wzorów „do posiadania w firmie”. Standard jakości stanowi zobowiązanie do prowadzenia działalności w określony sposób: według zdefiniowanych procesów, przy jasno określonych kompetencjach kadry, zasadach projektowania usług, ich realizacji oraz ewaluacji. Wdrożenie standardu oznacza, że firma nie tylko posiada procedury, ale realnie je stosuje, a następnie potrafi wykazać to w postaci dowodów: dokumentów, zapisów, decyzji, analiz i działań korygujących.

Na etapie wyboru certyfikatu warto rozróżnić dwa odrębne elementy procesu: certyfikację oraz wdrożenie standardu jakości. Certyfikacja oznacza przeprowadzenie audytu oraz wydanie certyfikatu przez jednostkę certyfikującą. Wdrożenie natomiast dotyczy przygotowania organizacji do pracy zgodnie z wymaganiami danego standardu.

W praktyce wdrożenie polega w dużej mierze na opracowaniu i uporządkowaniu dokumentacji, która opisuje sposób funkcjonowania firmy: procesy realizacji usług, role i odpowiedzialności, zasady nadzoru, sposób dokumentowania przebiegu usług oraz ich oceny. Jest to zazwyczaj rozbudowany zestaw dokumentów.

Właśnie ten element, czyli systematyczne gromadzenie i utrzymywanie dowodów, bywa najczęściej pomijany na etapie wyboru certyfikatu. Znak jakości sam w sobie nie chroni przed konsekwencjami błędów, jeżeli wdrożenie miało charakter wyłącznie formalny. W trakcie kontroli PARP weryfikowane jest spełnianie wymogów wynikających z zasad funkcjonowania w BUR oraz prawidłowość realizacji usług rozwojowych. W kontekście certyfikatu jakości PARP sprawdza wyłącznie fakt jego posiadania i ważności. Natomiast to jednostki certyfikujące standardy jakości prowadzą audyty nadzoru i weryfikują, czy standard jakości jest faktycznie utrzymywany.

Warto również jasno powiedzieć, że zakres uprawnień wynikających z certyfikatu, np. możliwość świadczenia usług doradczych, nie jest równoznaczny z obowiązkiem ich realizacji. Jest to potencjał, z którego firma może skorzystać w przyszłości, ale nie musi. Decyzja o wyborze certyfikatu powinna więc wynikać z rzeczywistego zakresu usług, jakie firma planuje realizować w BUR, a nie wyłącznie z porównania cen.

Częstym błędem jest traktowanie szybszej lub prostszej ścieżki wejścia do BUR jako drogi o mniejszym zakresie odpowiedzialności.

W praktyce wymagania stawiane dostawcom usług przez PARP są niezależne od tego, jaki certyfikat został wybrany. Prostszą może być procedura certyfikacji, jednak zasady funkcjonowania w systemie BUR pozostają takie same dla wszystkich podmiotów.

Na koniec warto podkreślić, że wybór certyfikatu jakości nie jest decyzją nieodwracalną. Firmy mogą posiadać więcej niż jeden standard jakości, a także zmieniać certyfikat wraz z rozwojem działalności lub zmianą profilu usług.

Certyfikat jakości otwiera drzwi do BUR, ale to sposób funkcjonowania firmy w BUR decyduje o tym, czy pozostaną one otwarte.

Jak wybrać certyfikat do BUR w 5 minut – ankieta decyzyjna

 

Poczytaj więcej o audytach PARP – TUTAJ

Poznaj materiały i usługi dla usługodawców w BUR – TUTAJ

____

* Baza Usług Rozwojowych (BUR) jest ogólnopolskim systemem prowadzonym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). PARP odpowiada za zasady funkcjonowania systemu BUR, określanie wymogów wobec dostawców usług rozwojowych oraz nadzór nad prawidłowym działaniem Bazy.

W praktyce PARP nie certyfikuje standardów jakości ani nie przeprowadza audytów certyfikacyjnych. Rolą PARP jest weryfikacja spełniania wymogów wynikających z regulaminu BUR oraz zasad realizacji usług rozwojowych, natomiast certyfikacja jakości realizowana jest przez niezależne jednostki certyfikujące lub audytujące, zgodnie z wybranym standardem jakości.