Czy Twoja firma jest gotowa na audyt PARP? Przewodnik dla dostawców usług w BUR

Wielu dostawców usług rozwojowych skupia się na tym, jak wejść do Bazy Usług Rozwojowych – ale znacznie mniej osób wie, jak łatwo można z niej wypaść.

Wykreślenie z BUR nie jest „czarnym scenariuszem” zarezerwowanym dla firm fikcyjnych. Dotyczy także realnie działających dostawców, którzy nie dopilnowali procedur, dokumentacji albo nie śledzili zmian w przepisach.

Oto najczęstsze przyczyny wykreślenia:

Dostawcy usług rozwojowych mogą zostać usunięci z Bazy Usług Rozwojowych z różnych powodów – zarówno formalnych, jak i jakościowych. Najczęstsze przyczyny to:

• Powierzanie całości usługi podwykonawcom, co jest zabronione – dopuszczalne jest jedynie częściowe podwykonawstwo i tylko w ramach BUR.
• Zawyżanie cen usług – może być uznane za nadużycie środków publicznych i skutkować wykreśleniem.
• Brak dokumentacji szkoleniowej – m.in. list obecności, umów, regulaminów, ewaluacji, walidacji, RODO.
• Naruszenia RODO – brak umów powierzenia, niezgodne przetwarzanie danych, brak archiwizacji.
• Powtarzające się skargi uczestników lub operatorów na jakość usług, obsługę, błędne informacje.
• Brak zgodności z Kartą Usługi – np. inny trener, miejsce, zakres tematyczny, brak walidacji.
• Nieaktualny certyfikat jakości lub brak jego przedłużenia.
• Nieprzestrzeganie zasad etyki i przejrzystości informacji – np. brak danych w fakturach, wprowadzające w błąd oferty.
• Brak zgodności z Rozporządzeniem BUR – np. brak SUZ, niedostosowanie materiałów do osób ze szczególnymi potrzebami, nieprzestrzeganie standardów zdalnego nauczania.

Kto trafia na kontrolę w pierwszej kolejności?

Choć część audytów przeprowadzana jest losowo, istnieją czynniki zwiększające prawdopodobieństwo kontroli:

• Firmy z dynamicznym wzrostem sprzedaży lub nagłym zwiększeniem liczby usług.
• Dostawcy działający w kilku województwach – szczególnie z usługami mobilnymi i zdalnymi.
• Nowo zarejestrowane firmy, które szybko rozpoczynają realizację usług z dofinansowaniem.
• Podmioty, wobec których wpłynęły skargi lub zgłoszenia nieprawidłowości.

Czego można się spodziewać podczas audytu PARP?

Celem audytu jest weryfikacja zgodności działań dostawcy z Kartą Usługi, Regulaminem BUR oraz Rozporządzeniem BUR.

Kontrola trwa zwykle 2 dni i odbywa się stacjonarnie w siedzibie firmy.
Ale to dopiero początek – po wizycie mogą pojawić się dodatkowe pytania, prośby o dokumenty, uzupełnienia, wyjaśnienia – ten etap trwa nawet do 2 tygodni i odbywa się zdalnie.

Dodatkowo w ramach kontroli, możliwy jest monitoring online w przypadku usług zdalnych możliwy jest, a dla usług stacjonarnych – wizytacja w miejscu realizacji.

Zakres audytu obejmuje m.in.:

• umowy z trenerami, dokumentację kadrową i potwierdzenie kompetencji osób prowadzących szkolenia,
• archiwizację dokumentacji: listy obecności, ewaluacje, walidacje, regulaminy, zaświadczenia,
• zgodność Kart Usług z faktycznym przebiegiem szkoleń – analizowanych jest zwykle od 4 do 6 usług,
• potencjał techniczny – dostępność sal, sprzętu, platform edukacyjnych, materiałów dydaktycznych,
• dokumenty finansowe – faktury, zgodność danych z wymaganiami BUR (np. numery usług, liczba godzin),
• zgodność z RODO i SUZ, w tym obowiązki względem osób ze szczególnymi potrzebami,
• ważność certyfikatu jakości oraz zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US.

Planowane audyty dostawców usług w BUR w latach 2025 – 2027

Do końca 2025 r. zaplanowano łącznie 75 audytów:
– 50 planowych (czyli z wyprzedzeniem i oficjalnym pismem),
– 25 doraźnych (czyli niezapowiedzianych, interwencyjnych, często po zgłoszeniach).

Najwięcej kontroli odbędzie się w województwach:
– małopolskie, podkarpackie, świętokrzyskie – 16 kontroli do końca 2025
– łódzkie, opolskie, śląskie – 14 kontroli
– dolnośląskie, lubuskie, wielkopolskie, zachodniopomorskie – 14 kontroli
– mazowieckie, lubelskie – 12 kontroli
– kujawsko-pomorskie, pomorskie, warmińsko-mazurskie, podlaskie – 10 kontroli

Od 2026 r. te liczby rosną (PARP już ogłosił):
Plan na 2026–2027 to kolejne 120 audytów, w tym:
– 120 planowych
– 60 doraźnych (po całym kraju)

Wniosek?

Sama jakość merytoryczna to za mało. BUR to system – i tak jak każdy system, ma swoje zasady.
Jeśli prowadzisz usługi z dofinansowaniem – warto je znać i wdrożyć na każdym etapie.
Nie tylko dla „świętego spokoju”, ale dla bezpieczeństwa własnego biznesu.

Od 2018 roku działam w BUR – przeszłam pozytywnie własną kontrolę PARP, a w 2024 roku przygotowałam firmę do audytu przeprowadzanego już według nowych zasad (z obowiązkową walidacją, SUZ, dostępnością, dokumentacją RODO).
Współpracuję z dostawcami usług, którzy przygotowują się do audytu PARP i wiem, co w praktyce sprawdzają audytorzy.

Przygotowuję dokumentację, tworzę karty usług, wspieram wdrożenie SUZ, RODO, walidacji – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest zgodna z wymaganiami – albo po prostu przygotować się na audyt z wyprzedzeniem.

Zgłoś się po wsparcie przedkontrolne lub sprawdź ofertę dla firm po wpisie do BUR.

Zgłoś się po wsparcie przedkontrolne lub sprawdź moją ofertę dla firm po wpisie do BUR.
Kontrola nie musi być stresem – jeśli wiesz, co masz mieć.

A jeśli chcesz sprawdzić samodzielnie, czy Twoja firma spełnia wymagania BUR?
PARP udostępnił oficjalny arkusz samooceny – to prosty sposób, by zobaczyć, co masz, a czego może Ci brakować przed audytem.